Další účetní rok se se uzavřel a mnohým podnikatelům se nahromadily další účetní doklady, protože každý podnikatel, fyzická i právnická osoba má povinnost vést účetnictví. Současně ale musejí uchovávat všechny smlouvy, zakládací listiny společnosti, živnostenské listy a celou řadu dalších dokumentů, které s touto činností souvisejí. Ti, kteří mají doklady u svých účetních, těm je hej, ale je mnoho takových, kteří doklady skladují ve skříni, na skříni, pod postelí, a snaží se jimi vyplnit každou škvírku. Co tedy s doklady, kterým už uplynula zákonná lhůta?
A jak dlouho je nutné skladové účetní doklady, účetní uzávěrky nebo výroční zprávy společnosti, abyste v případě nějaké kontroly „moci vyšší“ neměli potíže?
Co je to skartace a jak ji správně provádět
Skartace je likvidace nepotřebných dokumentů a můžete ji provést buď sami anebo tuto práci přenechat nějaké specializované firmě, která se zabývá likvidací účetních záznamů a firemních dokumentů, což vás bude stát nějaké peníze. Provedete-li ji sami, musíte počítat s tím, že nespočívá v tom, že dokumenty jednoduše naházíte do kontejneru.
Úplné znění zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví najdete zde , ale obecně se dá říci, že skartační lhůta je deset let, ale to jen u ukončených obchodů.
Nastane-li podezření, že jste měli nějaký podezřelý obchod, může se stát, že tato lhůta pro vás nemusí být „osvobozující“.
Nelikvidujte tedy vše úplně bezhlavě.
Úschovou účetních záznamů se zabývá § 31-32 Zákona o účetnictví
Účetní jednotky jsou povinny uschovávat účetní záznamy po dobu stanovenou v tomto zákoně, pokud zvláštní právní předpisy vyjmenované v § 32 nebo v Zákoně č. 499/2004 Sb., nebo o archivnictví a spisové službě nestanoví jinak.
- účetní závěrka a výroční zpráva se uchovává po dobu 10 let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají. Takže v roce 2015 je možno skartovat doklady z roku 2004.
- účetní doklady, účetní knihy, odpisové plány, inventurní soupisy, účtový rozvrh, přehledy po dobu 5 let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají. V roce 2015 je možno skartovat doklady z roku 2009.
- účetní záznamy (listina či záznam v počítači), kterými se dokládá vedení účetnictví, po dobu 5 let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají. V roce 2015 je možno skartovat doklady z roku 2009.
- inventarizaci veškerého majetku a závazků po dobu 5 let po jejím provedení. V roce 2015 je možno skartovat doklady z roku 2009.
- v případě plátců DPH je lhůta pro uchovávání dokladů 10 let.
Povinnosti spojené s uschováním účetních záznamů nekončí ukončením činnosti nebo úmrtím zodpovědné osoby, protože povinnosti s jejich uchováváním přecházejí na právního nástupce této účetní jednotky, na likvidátora či insolvenčního správce nebo jinou osobu, která vyrozumí státní archiv.
Použijete-li účetní záznamy pro jiný účel, např. pro neukončené záležitosti
- účely trestního řízení,
- správního řízení (např. realizace nějakých investičních záměrů),
- občanského soudního řízení (např. záruční lhůta nebo reklamační řízení),
- daňového řízení (např. odpisy majetku),
- sociálního zabezpečení, veřejného zdravotního pojištění (např. mzdové listy sloužící pro důchodovou správu),
- ochrana autorských práv,
Není možno takové záznamy skartovat, i když je lhůta delší, než je výše uvedeno
Pokud se účetní záznam vztahuje k nezaplacené pohledávce či k nějakému nesplněnému závazku, je potřeba uchovat tento účetní záznam do konce prvního účetního období následujícího po účetním období, v němž došlo k zaplacení pohledávky nebo ke splnění závazku.
Pozor také na knihy analytické evidence pohledávek a závazků, účetní doklady a jiné účetní písemnosti, které vyplývají z přímého styku s cizinou z doby před 1. lednem 1949, a účetní závěrku vztahující se k převodu majetku na jiné právnické nebo fyzické osoby provedenému podle zvláštních právních předpisů (Například zákon č. 92/1991 Sb). V tomto případě je potřeba uchovat podklady, dokud vám ministerstvo nedá na základě vaší žádosti souhlas ke skartaci písemností.
