Skartace účetních dokladů

Každý podnikatel časem narazí na stejnou otázku. Co s krabicemi starých faktur, smluv, výpisů, mzdových listů a dalších dokumentů?

Doklady nelze vyhodit jen proto, že zabírají místo. Některé musí podnikatel uchovávat pět let, jiné deset let a zaměstnanecké dokumenty často mnohem déle. Skartace dokumentů proto vyžaduje pořádek a opatrnost.

Základní pravidlo zní jednoduše. Nejdříve ověřte druh dokumentu, potom jeho zákonnou lhůtu a teprve potom skartujte.

Kdo musí vést účetnictví a kdo daňovou evidenci

Podnikatelé musí vést účetnictví tehdy, pokud jim tuto povinnost ukládá zákon. Týká se to hlavně obchodních společností a dalších účetních jednotek.

Některé fyzické osoby místo účetnictví vedou daňovou evidenci. Ta slouží hlavně ke zjištění základu daně z příjmů. Jiné fyzické osoby mohou uplatňovat výdajový paušál a vedou jen evidenci potřebnou pro daňové účely.

Povinnost se netýká jen samotných účetních zápisů. Podnikatel musí uchovávat i související dokumenty. Patří sem faktury, smlouvy, pokladní doklady, bankovní výpisy, zakladatelské dokumenty společnosti, živnostenské oprávnění a další listiny důležité pro podnikání.

Zákon o účetnictví ukládá účetním jednotkám vést účetnictví správně, úplně, průkazně, srozumitelně a přehledně. Záznamy musí zůstat použitelné po celou dobu úschovy.

Jak správně skladovat dokumenty

Zákon neurčuje jedno přesné místo, kde musí podnikatel doklady skladovat. Může je mít u sebe, u účetní, v kanceláři, v archivu nebo v elektronické podobě.

Důležité je něco jiného. Dokumenty musí zůstat čitelné, přehledně uspořádané, dostupné a chráněné před ztrátou, zničením nebo zneužitím.

Podnikatelé, kteří mají doklady uložené u účetní nebo účetní firmy, obvykle řeší archivaci snadněji. Účetní často dokumenty třídí podle let a druhů dokladů.

Horší situace vzniká tam, kde podnikatel ukládá doklady doma nebo v kanceláři do krabic bez systému. Po několika letech se v nich špatně hledá. Při kontrole pak může nastat problém, i když doklady fyzicky existují.

Jak dlouho uchovávat účetní doklady

Doba uchovávání účetních dokladů závisí na druhu dokumentu. Nestačí napsat obecně „doklady“, protože různé dokumenty mají různé lhůty.

Účetní závěrka a výroční zpráva

Účetní závěrka a výroční zpráva se uchovávají 10 let od konce účetního období, kterého se týkají.

Účetní závěrku za rok 2013 lze tedy skartovat nejdříve od roku 2024. Neplatí to ale automaticky pro všechny doklady z roku 2013. Vždy záleží na jejich druhu.

Účetní doklady, účetní knihy a inventury

Účetní doklady, účetní knihy, odpisové plány, inventurní soupisy, účtový rozvrh a přehledy se uchovávají 5 let od konce účetního období, kterého se týkají.

Stejná pětiletá lhůta platí i pro další účetní záznamy, kterými účetní jednotka dokládá vedení účetnictví. Lhůty vycházejí z § 31 a § 32 zákona o účetnictví.

Jak dlouho uchovávat doklady k DPH

U dokladů k DPH platí delší lhůta. Daňové doklady k DPH se uchovávají 10 let od konce zdaňovacího období, ve kterém se plnění uskutečnilo.

Plátce DPH proto nesmí skartovat daňové doklady podle kratší pětileté lhůty pro běžné účetní doklady. V praxi se vyplatí ukládat většinu faktur plátce DPH alespoň 10 let, aby nedošlo k omylu.

Daňový doklad může existovat i elektronicky. Musí však zůstat věrohodný, neporušený a čitelný po celou dobu úschovy.

Kdy dokumenty raději neskartovat

Skartační lhůta neznamená, že podnikatel musí dokument okamžitě zničit. Znamená jen to, že po jejím uplynutí může o skartaci uvažovat.

Dokumenty se neskartují, pokud se týkají neukončené kontroly, soudního řízení, správního řízení, trestního řízení, neuhrazené pohledávky nebo nevyrovnaného závazku.

Pozor také na majetek. Doklady k majetku je vhodné uchovat tak dlouho, dokud mohou souviset s odpisy, prodejem, opravami, zárukou nebo daňovou kontrolou.

Povinnost uchovávat účetní a daňové doklady může trvat i po ukončení podnikání. Podle konkrétní situace ji řeší podnikatel, právní nástupce, likvidátor, insolvenční správce nebo dědic.

Co je skartace dokumentů

Skartace znamená bezpečné zničení dokumentu tak, aby už nešlo obnovit jeho obsah. Nestačí hodit faktury nebo smlouvy do běžného odpadu.

Podnikatel má dvě základní možnosti.

Dokumenty může skartovat sám. V takovém případě musí použít skartovací stroj nebo jiný způsob, který znemožní přečtení osobních, účetních a obchodních údajů.

Druhou možností je specializovaná skartační firma. Ta dokumenty převezme, zlikviduje a obvykle vystaví potvrzení o skartaci. U většího množství dokladů jde o bezpečnější a pohodlnější řešení.

Skartace a osobní údaje

Mnoho firemních dokumentů obsahuje osobní údaje. Patří sem jména, adresy, rodná čísla, čísla účtů, mzdy, pracovní smlouvy nebo zdravotní údaje u nemocenské a pracovních úrazů.

Takové dokumenty musí podnikatel chránit i při likvidaci. Pokud je vyhodí do popelnice v čitelné podobě, riskuje zneužití údajů i problém s ochranou osobních údajů.

U citlivých dokumentů je rozumné vést jednoduchý záznam o tom, co podnikatel skartoval, kdy to skartoval a kdo skartaci provedl.

Doklady týkající se zaměstnanců

Doklady týkající se zaměstnanců mají zvláštní režim. Často se uchovávají déle než běžné účetní doklady, protože mohou sloužit k výpočtu důchodu, kontrole sociálního pojištění, nemocenského pojištění nebo k řešení pracovněprávních sporů.

Mzdové listy

Nejpřísnější pravidla se týkají mzdových listů. Mzdové listy a účetní záznamy obsahující údaje potřebné pro důchodové pojištění se uchovávají 30 kalendářních roků následujících po roce, kterého se týkají.

U poživatelů starobního důchodu se tyto záznamy uchovávají kratší dobu, zpravidla 10 kalendářních roků následujících po roce, kterého se týkají.

Evidenční listy důchodového pojištění

Evidenční listy důchodového pojištění není vhodné házet do stejné věty s mzdovými listy. Nemají automaticky stejný režim jako mzdové listy.

Od roku 2026 zaměstnavatelé předávají údaje potřebné pro důchodové pojištění každý měsíc prostřednictvím jednotného měsíčního hlášení zaměstnavatele. ČSSZ uvádí, že povinnost platí od 1. 1. 2026 pro občany účastné důchodového pojištění.

ČSSZ zároveň uvedla přechodné termíny pro spuštění podání. Služba pro jednotné měsíční hlášení byla zpřístupněna od 1. 4. 2026 a první standardní podání za duben připadlo na květen 2026.

To neznamená, že staré evidenční listy ztratily význam. Starší dokumenty a opravy starších období je potřeba posuzovat podle pravidel platných pro dané období.

Nemocenské pojištění

Zaměstnavatel musí uchovávat záznamy pro účely nemocenského pojištění 10 kalendářních roků následujících po roce, kterého se týkají.

Patří sem zejména doklady o druhu, vzniku a skončení pracovního vztahu a evidence docházky. Pokud však určitý dokument zároveň obsahuje údaje s delší zákonnou lhůtou, platí delší doba uchování.

Osobní spisy zaměstnanců

Osobní spis zaměstnance nemá jednu společnou archivační lhůtu. Zaměstnavatel musí posoudit jednotlivé dokumenty podle jejich obsahu a účelu.

Jinak se nakládá s pracovní smlouvou, jinak s mzdovým listem, jinak s doklady k nemocenskému pojištění, ukončením pracovního poměru nebo dokumentací k pracovnímu úrazu.

U dokumentů, které mohou souviset s pracovněprávním sporem, je rozumné neskartovat je příliš brzy.

Pracovní úrazy

Dokumenty k pracovním úrazům není vhodné skartovat automaticky po uplynutí jedné obecné lhůty. Zaměstnavatel musí zohlednit závažnost úrazu, nároky zaměstnance, pojištění, kontroly a možné soudní spory.

U vážných pracovních úrazů je bezpečnější uchovat dokumentaci déle.

Praktický postup před skartací

Před skartací si podnikatel nejdříve rozdělí dokumenty podle let a podle druhu. Zvlášť by měl oddělit účetní doklady, doklady k DPH, smlouvy, dokumenty k majetku a zaměstnanecké dokumenty.

Potom u každé skupiny ověří zákonnou lhůtu. U nejasných dokumentů je lepší poradit se s účetní nebo daňovým poradcem.

Nakonec zkontroluje, zda se dokument netýká neuzavřené kontroly, sporu, pohledávky, závazku nebo majetku. Teprve potom může dojít ke skartaci.

Shrnutí

Skartace dokumentů není jen úklid starých papírů. Jde o právní povinnost, která chrání podnikatele při daňové kontrole, účetní kontrole, sporu i při dokazování vůči úřadům.

Běžné účetní doklady se většinou uchovávají 5 let. Účetní závěrka, výroční zpráva a daňové doklady k DPH se uchovávají 10 let. Mzdové listy a vybrané záznamy důležité pro důchodové pojištění se uchovávají až 30 let.

Největší chyba vzniká tehdy, když podnikatel skartuje všechny dokumenty podle jedné lhůty. Správný postup je opačný. Nejdříve je nutné určit druh dokumentu a teprve potom rozhodnout, zda už může bezpečně zmizet ze světa.

Zdroje:
https://www.zakonyprolidi.cz/cs/1991-563
https://www.zakonyprolidi.cz/cs/2004-235